SOP UMUM
Diposting tanggal: 06 Oktober 2016


STANDARD OPERASIONAL PELAKSANAAN INFORMASI PUBLIK PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) KABUPATEN PACITAN TAHUN 2014

A. LATAR BELAKANG
Informasi merupakan kebutuhan pokok setiap orang bagi pengembangan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta merupakan bagian penting bagi Ketahanan Nasional. Hak memperoleh informasi merupakan hak asasi manusia dan keterbukaan informasi publik merupakan salah satu ciri penting negara demokratis yang menjunjung tinggi kedaulatan rakyat untuk mewujudkan penyelenggaraaan negara yang baik.

Pemberlakuan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) pada tanggal 30 April 2010 merupakan momentum penting dalam mendorong keterbukaan bagi Pemerintah Daerah khususya Pemerintah Kabupaten Pacitan.

Undang-undang ini telah memberikan landasasan hukum terhadap hak setiap orang untuk memperoleh informasi publik, dimana setiap badan publik mempunyai kewajiban dalam menyediakan dan melayani permohonan informasi pelayanan publik secara tepat waktu, biaya ringan dan cara sederhana.

Salah satu tugas Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) yaitu menyediakan Akses Informasi Publik bagi Pemohon Informasi, terkait dengan tugas tersebut, PPID Kabupaten Pacitan menetapkan Standard Layanan Informasi untuk lingkup Pemerintah Kabupaten Pacitan.

Dengan adanya Standard Operasional Pelayanan Informasi Publik ini, diharapkan implementasi Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) di Kabupaten Pacitan dapat berjalan efektif dan hak-hal publik terhadap informasi yang berkualitas dapat secara nyata dilayani.

B. LANDASAN HUKUM
1. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 61, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4846);

2. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nmor 112 Tambahan Lembaran Negara Nomor 5038);

3. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nmor 152 Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071);

4. Perda Provinsi Jawa Timur Nomor 11 tahun 2005 tentang pelayanan Publik Provinsi Jawa Timur (Lembaran Daerah Tahun 2005 Nomor 5 Seri E)

5. Peraturan Gubernur Jawa Timur Nomor 55 Tahun 2011 tentang Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur;

6. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standard Layanan Informasi Publik.

7. Surat Кeputusan Bupati Pacitan Nomor : 188.45/464/408.21/KPTS/2013 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Lingkup Pemerintah Daerah Kabupaten Pacitan.

C. MAKSUD TUJUAN
MAKSUD
Pedoman ini sebagai acuan mengenai ruang lingkup, tanggung jawab dan wewenang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kabupaten Pacitan dalam menyediakan informasi tertentu melalui mekanisme pelaksanaan kegiatan pelayanan informasi publik.

TUJUAN
1) Mendorong terwujudnya implementasi Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) di Kabupaten Pacitan dapat berjalan efektif dan hak-hak publik terhadap informasi yang berkualitas dapat secara nyata dilayani;

2) Memberikan standard bagi pejabat PPID dalam melaksanakan pelayanan informasi publik;

3) Meningkatkan pelayanan informasi publik di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan/Lembaga Publik dalam menghasilkan layanan informasi publik yang berkualitas.

D. HAKEKAT PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Hakekat pelayanan informasi publik adalah pemberian pelayanan kepada pemohon Informasi Publik secara tepat waktu, biaya ringan/proporsiaonal dan cara sederhana. Pengelolaan informasi publik bersifat ketat dan terbatas merupakan kewajiban badan publik untuk membenahi sistem dokumentasi dan pelayanan informasi.

E. ASAS PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
1. Transparansi
Bersifat terbuka, mudah dan dapat di akses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta dimengerti

2. Akuntabilitas
Dapat dipertanggungjawabkan sesuai dengan ketertiban peraturan perundang-undangan

3. Kondisional
Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisien dan efektiftas

4. Partisipatif
Mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan informasi publik dengan memperhatikan aspirasi kebutuhan dan harapan masyarakat

5. Kesamaan hak
Tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama dan golongan gender dan status ekonomi

6. Keseimbangan hak dan kewajiban
Pemberi dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masingmasing pihak.

F. KELOMPOK PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Pelayanan informasi publik yang dilaksanakan oleh PPID Kabupaten Pacitan, masuk dalam kelompok pelayanan jasa yakni menyediakan berbagai hal yang berkaitan dengan informasi dan komunitas yang dibutuhkan oleh masyarakat.

G. STANDARD OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Setiap penyelenggaran pelayanan publik sesuai dengan masing-masing tugas dan fungsinya harus memiliki standard pelayanan yang berkaitan dengan prosedur dan waktu sebagai ukuran baku untuk penyelenggaraan pelayanan publik dan wajib dibuat oleh pemberi dan penerima pelayanan informasi.

Adapun standard operasional pelayanan informasi publik sebagai berikut :

H. Operasional Pelayanan Informasi Publik

Untuk melaksanakan pelayanan informasi perlu didukung oleh front office dan back office yang baik, dengan ketentuan : a. Front office, meliputi : - desk layanan langsung - Desk layanan via media
b. Back offiice, meliputi : - bidang pelayanan dan dokumentasi informasi - Bidang pengolahan data dan klasifikasi informasi - Bidang penyelesaian sengketa informasi

I. Desk Informasi Publik
Untuk memenuhi dan melayani permintaan dan kebutuhan pemohon dan pengguna informasi publik, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi melalui desk layanan informasi publik melakukan layanan langsung dan layanan melalui media antara lain menggunakan telepon/fax, email dan website.

J. Waktu Pelayanan Informasi
Dalam memberikan layanan informasi kepada pemohon informasi, PPID menetapkan waktu pemberian pelayanan informasi publik, di Dinas Perhubungan, Komunikasi dan Informatika Kabupaten Pacitan, penyelenggaraan pelayanan informasi publik dilaksanakan pada hari kerja Senin sampai dengan Jum at, dengan ketentuan sebagai berikut :

- Senin s/d Kamis : 09.00 s/d 15.00 WIB - Istirahat : 12.00 s/d 13.00 WIB - Jum at : 09.00 s/d 15.00 WIB - Istirahat : 12.00 s/d 13.00 WIB

K. Mekanisme Permohonan Informasi Publik
1) Pemohon informasi datang ke desk layanan informasi mengisi informasi formulir permintaan informasi dengan melampirkan foto copy KTP pemohon dan pengguna informasi;

2) Petugas memberikan tanda bukti penerimaan permintaan informasi publik kepada pemohon informasi publik;

3) Petugas memproses permintaan pemohon informasi publik sesuai dengan formulir permintaan informasi publik yang telah ditanda tangani oleh pemohon informasi publik;

4) Petugas menyerahkan informasi sesuai dengan yang diminta oleh pemohon/pengguna informasi, jika informasi yang diminta masuk dalam katagori dilaksanakan PPID menyampaikan alasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;

5) Petugas memberikan tanda bukti penyerahan informasi publik kepada pengguna informasi publik;

6) Membukukan dan mencatat.

L. Jangka Waktu Penyelesaian
1) Proses penyelesaian untuk memenuhi permintaan pemohon informasi publik dilakukan setelah pemohon informasi publik memenuhi persyaratan yang telah ditentukan;

2) Waktu penyelesaian dilaksanakan paling lambat 10 (sepuluh) hari kerj sejak diterima permintaan, PPID akan menyampaikan pemberitahuan yang berisikan informasi yang diminta berada dibawah penguasannya atau tidak dan PPID dapat memperpanjang waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja;

3) Penyampaian/pendistribusian/penyerahan informasi publik kepada pemohon informasi publik dilakukan secara langsung melalui email, fax ataupun jasa pos;

4) Jika pemohon informasi diterima, maka surat pemberitahuan juga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi, apakah dalam bentuk soft copy atau data tertulis serta biaya apabila dibutuhkan untuk keperluan penggandanaan atau perekaman. Bila permintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuan dicantumkan alasan penolakan berdasarkan UU KIP.

1.Tugas dan Fungsi Atasan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
a. Tugas:
Memberikan arahan dan pembinaan atas pengelolaan informasi dan dokumentasi publik di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan.
b. Fungsi :
Pembina dan pengarah atas berbagai persoalan yang terkait dengan pelaksanaan pelayanan informasi publik di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan. Pemberian pertimbangan atas informasi yang dikecualikan, pertimbangan atas keberatan, dan penyelesaian seng keta informasi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan.



2. Tugas dan Fungsi PPID Kabupaten Pacitan
a. Tugas:
Merencanakan,mengorganisasikan,melaksanakan,mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan.
b. Fungsi :
1. Penghimpunan informasi publik dari seluruh SKPD di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan.
2. Penataan dan penyimpanan informasi publik yang diperoleh dari seluruh SKPD di Pemerintah Kabupaten Pacitan.
3. Pelaksanaan konsultasi informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dan informasi yang terbuka untuk publik.
4. Pendampingan Penyelesaian sengketa informasi.



3.Tugas dan Fungsi PPID Pembantu / SKPD
a. Tugas: Merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan pengelolaan dan pelayanan informasi di lingkungan satuan kerja.
b. Fungsi :
1.Tugas PPID SKPD yaitu mengelola dan melayani informasi publik serta dokumentasi di satuan kerjanya.
2.Pengolahan, penataan, dan penyimpanan data dan/atau informasi publik yang diperoleh di satuan kerjanya.
3.Penyeleksian dan pengujian data dan informasi publik yang termasuk dalam kategori dikecualikan dari informasi yang dibuka untuk publik yang ditetapkan oleh Pejabat yang berwenang.
4.Pengujian aksesibilitas atas suatu informasi publik.
5.Penyelesaian sengketa pelayanan informasi.
6.Pelaksanaan koordinasi dengan PPID dalam pengelolaan dan pelayanan informasi publik serta dokumentasi.
Mekanisme Pengumpulan, Pengklarifikasian , Pendokumentasian dan Pealayanan Informasi
1.Pengumpulan Informasi
Beberapa hal yang harus diperhatikan oleh setiap SKPD di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan dalam kegiatan pengumpulan informasi adalah:
a.Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah, sedang dan yang akan dilaksanakan olehsetiap satuan kerja.
b.Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan tugas pokok dan fungsi masing masing SKPD.
c.Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip statis maupun dinamis.
d.Pejabat sebagaimana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi di Satuan Kerjanya, sedangkan arsip statis dan dinamis merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi Satuan Kerja bersangkutan.
Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagai berikut :
a.Mengenali tugas pokok dan fungsi Satuan Kerjanya.
b.Mendata kegiatan yang dilaksanakan oleh Satuan Kerjanya.
c.Mendata informasi dan dokumen yang dihasilkan.
d.Membuat daftar jenis jenis informasi dan dokumen.

Komponen utama yang perlu disiapkan dalam pengelolaan dan pelayanan informasi dan dokumentasi, meliputi :
a.Organisasi/Kelembagaana.
b.Kebijakan dan Peraturan Daerah terkait.
c.Sumber Daya Manusia (Struktural dan Fungsional).
d.Program dan Kegiatan.
e.Anggaran dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran yang meliputi unsur program dan kegiatan.
f.Sarana dan Prasarana serta Sistem Informasi (IT).
g.Daftar Informasi Yang Wajib Disediakan dan Diumumkan Secara Berkala.
h.Daftar Informasi Yang Wajib Diumumkan Secara Serta Merta.
i.Daftar Informasi Yang Wajib Tersedia Setiap Saat.
j.Daftar Informasi Yang Dikecualikan.
1.Pengklasifikasian Informasi

Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi dua kelompok, yaitu informasi yang bersifat publik dan informasi yang dikecualikan. Informasi yang bersifat publik (Dikelompokkan berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan setiap satuan kerja, meliputi) :
Informasi yang bersifat terbuka, yaitu informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, meliputi:
a. Profil yang meliputi seperti sejarah singkat, struktur organisasi, tujuan, kedudukan, tugas dan fungsi, program kerja, dan sebagainya.
b. Informasi mengenai kegiatan dan kinerja Pemerintah Kabupaten Pacitan , Laporan Akuntabilitas Kinerja, dan sebagainya.
c. Informasi mengenai laporan keuangan, seperti laporan realisasi anggaran, laporan pendapatan daerah, laporan pertanggungjawaban keuangan, dan sebagainya.
d. Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundangan.
e. Informasi yang lebih detil atas permintaan pemohon Informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, meliputi:
a.Informasi mengenai bencana alam, seperti: daerah potensi tsunami, gunung meletus, tanah longsor, banjir, dan sebagainya.
b.Informasi mengenai limbah berbahaya, seperti: laporan hasil pemeriksaan limbah bahan kimi yang berada di sungai, laut atau daerah pemukiman.
c.Informasi mengenai kebocoran reaktor nuklir, seperti penggunaan reaktor nuklir untuk pembangkit tenaga listrik.
d.Informasi mengenai penggusuran lahan, seperti penggusuran lahan untuk kepentingan umum.
e.Hal lain yang mengancam hajad hidup orang banyak.

Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat, meliputi:
a.Daftar seluruh informasi publik yang berada di bawah penguasaan Pemerintah Kabupaten Pacitan; tidak termasuk informasi yang dikecualikan.
b.Hasil keputusan Pemerintah Kabupaten Pacitandan latar belakang pertimbangannya.
c.Seluruh kebijakan yang ada serta dokumen pendukun gnya dapat dilihat dan/atau dibaca di SKPD.
d.Rencana kerja program/kegiatan, termasuk perkiraan pengeluaran tahunan Pemerintah Kabupaten Pacitan dapat dilihat dan/atau dibaca di SKPD.
e.Perjanjian Pemerintah Kabupaten Pacitan dengan pihak ketiga.
f.Informasi dan kebijakan yang disampaikan Pejabat Pemerintah Kabupaten Pacitan dalam pertemuan yang terbuka untuk umum.
g.Prosedur kerja pegawai Pemerintah Kabupaten Pacitanyang berkaitan dengan pelayanan masyarakat; dan/atau.
h.Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana diatur dalam Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik Informasi Yang Dikecualikan .

Dalam pengelompokan informasi yang dikecualikan, perlu diperhatikan hal hal sebagai berikut:
Informasi yang dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dalam Undang Undang Nomor 14 Tahun 2008 pasal 17 dan 18. Prinsip prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan:
a. Ketat, artinya untuk mengategorikan informasi yang dikecual ikan harus benar benar mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan byektivitas.
b.Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan harus terbatas pada informasi tertentu untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan kesewenangan.
c. Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang secara mutlak dikecualikan ketika kepentingan publik yang lebih besar menghendakinya.

Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential harm test) yang mendasari penentuan suatu informasi harus dirahasiakan apabila informasi tersebut dibuka.
Untuk lebih menjamin suatu informasi dapat dibuka atau ditutup secara obyektif, maka metode sebagaimana tersebut pada poin c dilengkapi dengan uji kepentingan publik (balancing public interest test) yang mendasari penentuan informasi harus ditutup sesuai dengan kepentingan publik.
Pengklasifikasian akses informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentang implikasi informasi dari sisi politik, ekonomi, sosial budaya, dan pertahanan keamanan.
Usulan klasifikasi akses informasi yang bersifat ketat dan terbatas sebagaimana dimaksud pada huruf b angka 1) dan 2) tersebut di atas, diajukan oleh SKPD yang memiliki kemandirian dalam mengelola kegiatan, anggaran dan administrasi.
Penetapan sebagaimana tersebut pada huruf b angka 3) dilakukan melalui rapat pimpinan.
Pendukumentasian Informasi
Pendokumentasian informasi adalah kegiatan penyimpanan data dan informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh SKPD di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan guna membantu PPID dalam melayani permintaan informasi. Pendokumentasian informasi dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang undangan bidang kearsipan dan peraturan di bidang tata persuratan yang berlaku dilingkungan Pemerintah Kabupaten Pacitan.
Tahapan dalam pendokumentasian informasi meliputi:
1. Deskripsi Informasi: Setiap SKPD membuat ringkasan untuk masing masing jenis informasi.
2. Verifikasi Informasi: Setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis kegiatannya.
3. Otentikasi Informasi: Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap satuan Kerja.
4. Kodefikasi Informasi: Untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan, maka dilakukan kodifikasi. Metode pengkodean ditentukan oleh masing masing Satuan Kerja.